Průzkum: České firmy během pandemie: k poradám Skype, smlouvy se ale stále podepisují osobně
Jen třetina
českých firem používá během home office elektronické podepisování. Nejkomplikovanější
je pro ně totiž komunikace s úřady, vyplývá z průzkumu společnosti Software602.
Ani
několikaměsíční stav nouze a vládní opatření proti šíření koronaviru nepřimělo
většinu českých firem přejít na elektronické podepisování smluv a dalších
dokumentů. Ačkoli řada z nich praktikuje hromadný home office a většinu agendy
zvládá řešit vzdáleně, 53 % jich nadále podepisuje smlouvy fyzicky v kanceláři.
Vyplývá to z průzkumu společnosti Software602, kterého se 20. až 22. ledna 2021
zúčastnilo 550 manažerů zodpovědných za firemní IT a který realizovala agentura
Instant Research.
Elektronické podepisování smluv využívá
35 % firem, každá dvacátá si pak nechává smlouvy zasílat kurýrem a podepisuje
je ručně mimo kancelář. „V jednotlivých krajích se situace mírně liší, ale
pouze v Jihomoravském kraji je častějším způsobem elektronické podepisování
smluv než fyzické v kanceláři,“ říká Martin Vondrouš, expert společnosti Software602 na zavádění nových
technologií . Dokumenty si zaměstnanci nejčastěji zasílají e-mailem, v průzkumu
to uvedli čtyři z deseti respondentů. Druhým nejčastějším způsobem předávání
dokumentů je osobní vyzvednutí v kanceláři (uvádí ho 23 % respondentů).
Celorepublikově vede Skype, v Praze ale
Microsoft Teams
Z online
platforem využívaných k hromadným videokonferenčním hovorům české firmy
nejčastěji řeší porady přes Skype (36 %) a Microsoft Teams (24 %). Každá desátá
společnost používá Google Meet, 6 % spoléhá na Zoom a necelé procento na
Webex. Žebříček ale neplatí pro všechny kraje. V Praze, Královéhradeckém a
Libereckém kraji a na Vysočině je nejvyužívanější komunikační platformou
Microsoft Teams.
Při
komunikaci s úřady české firmy nejčastěji sahají po datových schránkách (29 %).
V loňském roce se jejich prostřednictvím rozeslalo v České republice rekordních
112 milionů datových zpráv, vůbec nejvíc v historii Informačního systému datových
schránek (ISDS). Čtvrtina firem (25 %) upřednostňovala telefonickou komunikaci
s úřady a 28 % využívalo e-maily. Pouze každá desátá firma (11 %) vysílala své
zástupce na úřady osobně. Klasickou poštu formou doporučených dopisů pak
nevyužila ani tři procenta firem.
Datové schránky nestačí, firemní procesy je
třeba kompletně digitalizovat
Jak uvedla
pěti respondentů, za vůbec nejkomplikovanější agendu během home office považují
IT manažeři českých firem komunikaci s úřady. Shodně pro 18 % respondentů
pak považuje za největší problém během pandemie komunikaci s kolegy z firmy a
podepisování dokumentů. Takřka každá šestá firma (15 %) považuje za největší
výzvu současnosti interní oběh firemních dokumentů a pro 8 % respondentů je
zásadním problémem zajištění jejich archivace.
„Přes
všechny pozitivní dopady pandemie na urychlenou digitalizaci firem se ukazuje,
že na některých záležitostech je třeba ještě zapracovat. Elektronické
podepisování dokumentů je jedním ze základních předpokladů bezproblémového
fungování společností v době pandemických opatření. Totéž se dá říct o
elektronickém oběhu dokumentů a jejich archivaci,“ říká Martin Vondrouš. „Pokud se má
home office vyrovnat práci v kanceláři, je třeba všem zaměstnancům zajistit
přístup k potřebným dokumentům a vyřešit schvalovací procesy a podepisování
tak, že nebude vůbec záležet na tom, kde se dotyčný nachází.“
Je několik řešení, jak zajistit bezproblémové
fungování firem bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci přítomní v kanceláři,
či nikoli:
Software602
nabízí tyto nástroje, které mohou vyřešit nastíněný problém:
·
Používáte
datovou schránku a hledáte nástroj pro elektronické podpisy? Zjednodušte si
elektronické podepisování a zasílání smluv a PDF dokumentů s aplikací Signer.
Pro živnostníky a školy, společnost vzhledem k dopadům pandemie, uvolnila
tuto aplikaci v dubnu minulého roku zcela zdarma.
·
Hledáte
aplikaci na oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv
s elektronickým podpisem aniž byste museli utrácet za tokeny nebo jiná
zařízení k uchování certifikátů pro elektronický podpis? Potřebujete vyřešit
schvalování žádostí o dovolenou, o proplacení faktury nebo drobných nákladů
v agendovém workflow ve firmě během hromadného home office? Digitalizujte
s cloudovou aplikací Sofa.
·
Potřebujete
se rychle dostat k archivním dokumentům na home office? Ať už jde o
smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, s jejich
dlouhodobou archivací vám pomůže DocsMaster. Oceníte ho jak v kanceláři, tak
při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházíte.
Úvodní obrázek: Pixabay, grafy: Software602
Zveřejněno: 28. 01. 2021
