Z home office musí profitovat zaměstnanec i zaměstnavatel

Práce z domova je celosvětovým fenoménem. I v České republice čím dál více lidí v rámci výkonu zaměstnání oceňuje možnost tzv. home office. Jaké přínosy může mít pro zaměstnance i zaměstnavatele a proč se v českém prostředí na home office stále trochu nahlíží „skrze prsty"?

V současné době, kdy alespoň příležitostně vyhledává možnost práce z domova čím dál větší počet zaměstnanců (a to nejen z řad mladých lidí), je tento zaměstnanecký benefit skoro takřka už povinností.

Zajímavý je i pohled na to, proč tomu tak je? Jde o to, že mnozí lidé dnes mají lepší vybavení, než jim může nabídnout zaměstnavatel. Říká se tomu koncept BYOD (Bring Your Own Device), který se řadu mlet zabývá právě fenoménem toho, že - především mladí lidé - si domů pořizují elegantní vybavení od společnosti Apple. Ať už je to iMac, iBook, iPhone, iPad, prostě elegantní věci, pro které existuje i spousta zajímavého softwaru, především pro návrh designu. A tito lidé se, pokud o jejich služby projeví zájem nějaká firma, nechtějí vracet o několik let zpátky a pracovat třeba na noteboocích třeba s Windows 7, které ve firmě zůstaly po předchozích zaměstnancích. Nebo na stolních počítačích s procesory Pentium první nebo druhé generace, u kterých zůstal ve firmě 17palcový monitor. Ne, není to o módě, je to o tom, že nová zařízení mají vyšší výkon, a tudíž se takový člověk dostane k cíli mnohem dříve, než kdyby používal velmi rychle zastarávající techniku. Na silnici se sice říká, že když pojedu rychle, dojedu někam o tři minuty dříve, a to za to riziko nestojí. V případě výpočetní techniky to je ale zcela jinak. Pokud budu čekat denně dvacetkrát tři minuty, než se mi objeví výsledek nějakého grafického návrhu nebo nějaké součástky, pročekám denně hodinu.

Měl jsem teď možnost několik let pracovat pro firmy, které se zabývají především strojírenskými technologiemi a výrobou a u některých se úplně zastavil čas. Pro některé šéfy, kteří na své výkonné posty ve vedení firem čekali až do předdůchodového věku, je problém pochopit, že k tomu, aby firma šla rychleji dál vpřed, je třeba, aby své zaměstnance vybalili výkonnou výpočetní nebo nositelnou technikou. Byl jsem svědkem toho, jak mi ředitel jedné nejmenované firmy ukázal svou Nokii 5110 se slovy, že mu vydrží na baterie sedm dní v pohotovosti. Když jsme se ho ptal, jak získává okamžité informace o chodu firmy, vyjmul telefon, zavolal finančními řediteli, který mu po deseti minutách zavolal zpět a sdělil požadované výsledky. Když jsme mu říkal, že tohle by mohl mít ve svém mobilním dotykovém chytrém telefonu na pár kliknutí a nemusel by nikoho otravovat, sdělil mi, že on je tak zvyklý a své zavedené postupy měnit nebude a nehodlá.

Přitom věděl o tom, že se říká: „Kdo chvíli stál, stojí opodál." A když jsem se mu snažil vysvětlit, že hodina čekání na zastaralou techniku představuje dnes opravdu hodně, nechápal to. Přitom ale jejich firma spolupracovala s vysoce špičkovými designovými návrháři, kteří mu ale návrhy nosili na papíře.

Inu, proti gustu žádný dišputát, jak se říká, ale otázku na to, zda jeho zaměstnanci pracují doma nebo zda si mohou nosit do práce svá zařízení, jsem mu raději nepokládal.

Samozřejmě, nová technika něco stojí - a ne málo, proto je třeba koncept BYOD úžasný z hlediska toho, že firma využívá prostředků zaměstnance nebo dodavatele, který ale rozpustí náklady na pořízení špičkového počítače do své faktury za provedenou práci.

Mnohdy se koncept BYOD překrývá s prací doma, protože často slýchávám, že mnoho zaměstnanců firem říká: „Raději si to udělám doma, tam mám lepší počítač."

Ať je to tak nebo jinak, jedno je jisté. Ať pracovník dělá doma na technice svého zaměstnavatele nebo na svém zařízení (BYOD), zcela určitě dochází k úsporám času, který by zaměstnanec strávil třeba na cestě do práce. A zkuste v přeplněném vlaku pracovat na notebooku. Není kde a není příležitost.

A když jsem už zmínil koncept BYOD, tedy řekl A, musím říci i B. Největším problémem konceptu BYOD je totiž bezpečnost. Tedy připojení tohoto vlastního zařízení do firemní sítě. A to z mnoha důvodů, nekompatibilitou softwaru počínaje, přes možné zavlečení viru nebo nějaké infekce do firemní sítě, až k možnosti nedovoleného obohacení se příchozího - tedy krádeží důležitých dat konče. V každém případě ale existují už teď vzorová řešení, která umožní připustit počítač uživatele do firemní sítě a pracovat v ní, aniž by se tento uživatel mohl dostat někam, kam nemá.

Nechme ale úvah o konceptu BYOD, a podívejme se na to, co práce doma přináší zaměstnavateli i samotnému zaměstnanci.

Přínos práce z domova

Jaký přínos může mít práce z domova pro zaměstnance a pro zaměstnavatele?

Úspora nákladů i času (a čas jsou peníze)

Cestování do práce a z práce je pro řadu zaměstnanců, ať už vinou špatné dopravní situace ve městech, nebo nezanedbatelné dojezdové vzdálenosti, důležitým faktorem, souvisejícím se zaměstnáním. Díky možnosti práce z domova může zaměstnanec ušetřit až několik hodin drahocenného času, které lze efektivněji využít třeba k samotné práci, nebo jako investici do své rodiny či přátel.

Flexibilita a možnost skloubení pracovního a osobního života

Home office je vhodným řešením, jak může zaměstnanec lépe zorganizovat a skloubit pracovní a osobní život. Zaměstnanec může během svého pracovního zápřahu mimoděk pohlídat řemeslníky, nemocné ratolesti, případně v průběhu dne vyřešit neodkladné záležitosti, týkající se chodu domácnosti.

Vyšší efektivita, výkon i inspirace

Řada zaměstnanců se dokáže v klidném, dobře známém prostředí domova lépe soustředit, vyvinout vyšší pracovní úsilí a efektivitu a inspirovat se odlišnými podněty než v kanceláři. Zde jsou ovšem důležité také individuální předpoklady a zodpovědnost pracovníka. Práce z domova totiž na druhou stranu klade značné nároky na disciplínu, koncentraci, organizovanost, zodpovědnost a sebemotivaci člověka.

Rozvoj dobrých vztahů, důvěry a zodpovědnosti

Zaměstnavatelé, kteří možnost práce z domova (alespoň příležitostně) nabízejí, mohou profitovat z vyšší efektivity a pracovního úsilí svých zaměstnanců. Umožněním práce z domova lze u zaměstnanců rozvíjet důvěru, případně vděčnost za poskytnutí tohoto benefitu, a motivovat je k většímu nasazení i zodpovědnosti. Pravidelně pracovat z domova však nemůže úplně každý a záleží na zkušenostech a odhadu nadřízených (nebo zaměstnavatele), aby dokázal rozlišit, zda jeho byznysu možnost „home office" prospěje či nikoliv.

„Největším strašákem zaměstnavatelů v rámci práce z domova paradoxně není laxní přístup zaměstnanců, ale obava o bezpečnost firemních dat a o jejich dostupnost v rámci vzdáleného přístupu. Stejně tak přetrvávají mýty, že vzdálený přístup, prostřednictvím k tomu určených nástrojů, je pro zaměstnavatele příliš drahý, pro uživatele příliš složitý a pro firemní data příliš nebezpečný a nespolehlivý. Software, který nabízí naše firma, však tyto předsudky vyvrací. Je založený na bezpečnosti, dostupnosti a uživatelské přívětivosti," vysvětluje David Melichar ze společnosti OneSoft Connect.

David Melichar čerpal své cenné zkušenosti mimo jiné v kolébce nejnovějších technologií v americkém Sillicon Valey, tam sklidil úspěch se svým původně start-up projektem, nyní globálně úspěšným softwarem OneSoft Connect. Ten podporuje týmovou spolupráci, vzdálený přístup k datům (je založen na principu cloudu), umožňuje interní komunikaci, evidenci majetku, lidských zdrojů, projektů, smluv nebo důležitých dokumentů a zabezpečuje kontinuitu firemního know-how a po technologické a bezpečnostní stránce bezproblémovou práci z domova.

Takových řešení najdeme na současném trhu ostatně obecně už povícero.

Pracujete z domova?
Těchto pět prověřených tipů vám pomůže být efektivní

Jak už víme, čím dál více lidí dává v současné uspěchané době přednost práci z domova. Ta s sebou ale nese řadu výhod i úskalí pro samostatně z domu pracující podnikatele, tak i pro zaměstnance a jejich zaměstnavatele. Jak být v rámci práce z domova nebo „home office" co nejefektivnější? Na co si dát pozor? Přinášíme vám pět prověřených tipů k úvaze, které vám poradí, jak na to.

Vyberte si pro práci pohodlné a klidné místo

Postel nebo válenda je sice pohodlná, ale i vzhledem k podmíněnému reflexu spojenému se spánkem není příliš vhodná. Nejideálnější je (překvapivě) běžný pracovní stůl. Nepodceňujte vliv pracovního prostředí. Jeho správný výběr se pozitivně odrazí (ať už vědomě či podvědomě) na vašem soustředění, koncentraci, rozpoložení a s nimi souvisejícím výkonu.

Určete si pracovní dobu a dodržujte ji

Zejména ti z vás, kteří nemají nejsilnější vůli, by ze začátku neměli touto radou opovrhovat. Samotný řád a systém vám přirozeně pomůže pustit se do práce a vypomůže s motivací. Pozitivní na práci z domova je fakt, že si flexibilně můžete zvolit, ve kterou denní dobu budete práci vykonávat.

Pravidelně si tvořte seznam úkolů

Pravidelně si zapisujte seznam každodenních pracovních úkolů (i těch nejmenších). Postupujte dle něj (veďte si diář, ať už papírový nebo elektronický - např. ve smartphonu). Splněné úkoly si odškrtávejte - posílí to vaši motivaci a satisfakci z provedené práce. Není důležité vždy splnit zcela všechno, ale udělat pro splnění maximum. Organizovanost a pravidelnost (podobně jako u pracovní doby), vás podvědomě „donutí" a motivuje k výkonům.

Zajistěte si přístup k datům a komunikační kanál s kolegy

Zajistěte si přístup ke všem pro vaši práci nezbytným firemním datům a společný komunikační kanál s kolegy. Pokud jste součástí týmu a potřebujete ke svému pracovnímu výkonu využívat firemní data a podporu kolegů, je v zásadě nezbytné využívat pro bezpečný vzdálený datový přístup některou z dostupných platforem. Jedním z vhodných nástrojů je například už výše zmíněný OneSoft Connect, uživatelsky intuitivní a pro firemní data zcela bezpečný software pro týmovou spolupráci, který kromě vzdáleného datového přístupu (na principu cloudu), umožňuje i interní komunikaci, evidenci majetku, lidských zdrojů, projektů, smluv nebo důležitých dokumentů a zabezpečení kontinuity firemního know-how.

Nepracujte non-stop

Flexibilní pracovní doba neznamená pracovat 24 hodin denně až do totálního vyčerpání. Je důležité pravidelně během pracovního procesu odpočívat: na několik minut odvraťte pohled od displeje počítače, protáhněte se, prodýchejte, případně si na chvíli skočte na čerstvý vzduch, nepodceňujte ani volnou chvíli na oběd. Bez alespoň občasných přestávek člověk začne ztrácet efektivitu, koncentraci, přichází dříve únava - a to přeci nechcete!

Pár slov na závěr

Ve článku jsme citovali majitele společnosti OneSoft a také touto společností vyvinutý a dodávaný program OneSoft Connect. Je to flexibilní softwarová stavebnice pro spolupráci lidí a týmů a tvorbu podnikových evidencí a jednoduchých aplikací, jako je řízení vztahů se zákazníky (CRM), řízení zdrojů firmy (ERP), řízení lidských zdrojů, evidenci uchazečů, projektů, rizik atp. a pro řízení práce týmu na pracovních úkolech. Koncovým zákazníkům jsou dodávány hotové, již nastavené aplikace. Nemusí tedy nic sestavovat, pokud nechtějí. Výhodou „stavebnicovosti" je možnost snadného přestavení nebo rozšíření a široké možnosti uplatnění.

Před tím, než se vydáte na cestu k home office, ověřte si proto způsob spolupráce se svými kolegy, ať už v práci nebo také na home office, a zvažte, zda je projekt vybudování domácího pracovního hnízda vůbec možný a zda bude pro vás i firmu vůbec přínosem.

Zveřejněno: 01. 12. 2016